使用 Notion 整理「109~113學年度大學繁星推薦第一類至第七類學群各校系錄取標準一覽表」讓高中生可以快速比對各校系的檢定標準、錄取標準

 

目前大學甄選網站僅提供各年、各校單一PDF檔，因此，高中生想要查詢不同學校、不同年度的錄取標準時，得要個別查詢後，再自行把查詢後的資料進行比對，真的是相當的不方便。





因應這樣的需求，試著使用 Notion 來整理這些資料，除了讓高中生可以快速比對各校系的檢定標準、錄取標準，不用再忍受大考中心僅分別提供各年、各校單一PDF檔，需要自己慢慢查詢的冏境！

也可以測試看看 Notion 資料庫在面對較多資料量時的效能，做為未來是否將 Notion 提升為個人資料整理的一個參考指標。




「109~113學年度大學繁星推薦第一類至第七類學群各校系錄取標準一覽表」Notion 頁面使用方式說明


目前有以下兩種開啟的方式：

1.以整頁方式開啟一覽表資料庫頁面：

因載入資料量較大，頁面開啟後請稍等 10 ~ 30 秒的時間，才能開始使用。


2.在使用說明頁中直接查詢：

  1. 為加快載入速度，表格內的資料每個頁面僅載入10筆資料，請從表格的左下角「Load more」載入其它未顯示的內容。




  2. 滑鼠移至表格右上角，會顯示篩選條件、排序與搜尋功能，可以更方便找到資料。









以下記錄這次整理資料的過程，讓以後進行相關資料整理時，可以更清楚資料匯入 Notion 資料庫時，可能會遇到的問題與處理方式！😊

PS. 最後匯入 Notion 的資料筆數共 15013 筆資料，由於資料轉換過程仍有可能發生錯誤，此資料庫查詢結果僅供參考，建議再次到大學甄選入學委員會網站做一次最後確認！


一、取得完整年度資料

由於大學甄選網站僅提供單一學校的 PDF 檔，原本已經想使用「工人智慧」，逐一將這些 PDF 檔轉換為 Excel 檔案後，再手動將非表格式資料刪除。




所幸，後來在網路上有找到國立中山大學附屬國光高級中學有提供年度的合併資料 PDF，這樣就不需要再逐一整理。

不過，由於資料量不少，所以我這邊無法再針對中山大學附屬國光高級中學匯整後的 PDF 檔與大學甄選網站所提供的各年資料進行比對，還是需要請使用者自行留意一下最後的資料驗證。




二、使用 Acrobat 將 PDF 轉存為 Excel 檔

由於我目前有訂閱 Adobe 教育版，因此就直接利用 Acrobat 將 PDF 轉存為 Excel 檔，當然，您也可以使用之前有介紹過的以下幾個 PDF 編輯工具，來進行轉換的動作：




三、使用Excel自動篩選，快速刪除每頁重複的欄位名稱

因為每個 PDF 檔的每個頁面，都會有重複的表格欄位名稱，透過 LiberOffice Calc 或是 Excel 針對「校系代碼」欄位進行「自動篩選」功能， 就可以快速找到標題列與空白的資料，並將它刪除。








另外，由於標題列其實共有兩列，所以還需要再用相同的方式，繼續處理第二列的這些內容。




把標題列都去除後，如下圖，再將所有資料顯示出來




四、使用Excel解決校系代碼被視為數字，造成錯誤的問題

因為檔案中的「校系代碼」是「0」開頭，匯入 Notion 時會被視為數字類型而自動清除，因此，需要在「校系代碼」前加文字，這邊是使用「A」，讓它被視為「文字」欄位。




透過插入以下五個空白欄位解決剛才的「校系代碼」問題，並將學校、系代碼拆開，並加上資料所屬年度。




  • 欄位A年度：往下重複複製時，只要Ctrl + 滑鼠點右下的小點




  • 欄位E學校：使用以下公式，先將不足五位數的補上「0」
      =IF(LEN(F2)<=5,CONCATENATE(REPT("0",5-LEN(F2)),F2),F2)

  • 欄位D學校名稱：這個要手動把學校名稱對應好，可於最後一步透過自動篩選來快速複製上去

  • 欄位C校系代碼：使用以下公式，將補上0的五位數代碼前加「A」

      ="A"&E2
  • 欄位B學校：將學校用代碼方式顯示，一樣前面補上「A」，進入Notion後，再增加一個學校代碼與名稱的資料庫
      ="A"&LEFT(E2,3)


五、原本想用資料庫「正規化」的概念，將學校名稱獨立成另一個資料庫，再以「關聯」的方式做連結，但…

雖然用資料庫「正規化」的概念，是可以將重複性的資料做比較好的應用，也確實可以在 Notion 中實現，但是考量到要讓使用者比較方便的如下圖，以下拉選單方式選擇學校，而不是透過自行輸入學校名稱的方式，所以，只好將「學校名稱」也變成一個欄位，手動加入到這些資料中。




六、目前資料庫匯入的上限，也會受到免費版最多 5MB 的限制

因為目前我是使用 Notion 的免費方案，所以使用 CSV 方式匯入時，也會受到免費版最多 5MB 的限制，所以最後匯入 Notion 的資料筆數共 15013 筆資料。

此外，當資料筆數較多時，直接開啟此 Notion 頁面時，其實會需要一些等待的時間將資料載入，大約是 10 ~ 30 秒。


七、未來新年度的資料一樣可以繼續匯入

雖然在第一次全部資料匯入時，會受到免費版最多 5MB 的限制，無法匯入更多的資料，但未來新年度的資料一樣可以繼續整理成 CSV 格式，繼續整併到原有的資料庫中使用喔！

但是一定要特別注意以下兩個部份：

1.原本有合併儲存格的部份一定要取消合併



2.所有的欄位順序與欄位名稱必須與現有資料庫中的相同，才能在匯入時自動對齊至正確欄位上




最後，就可以透過下圖的「Merge with CSV」的方式，將新的資料匯入後，與現有資料合併在一起了！😊





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