Notion 高效筆記探險隊：如何建立個人資料整理入口，快速一手掌握所有資訊


一、為什麼需要建立個人資料整理入口？

隨著 Notion 中整理的資料愈來愈多時，就需要建立一個個人資料整理的入口頁面，可以讓我們一進入就能掌握待辦事項、活動行程、任務執行進度…等資訊，不用自行在各個 Notion 頁面中檢查。



二、Notion 官方已推出具基本功能的「首頁」功能



在 Notion 的左上角就可以看到「首頁」的選項，已提供很方便的基本功能，相對容易上手。官方的「首頁」預設包括：



1.Notion AI

透過 AI 功能詢問，免費版有 40 次使用次數、教育版 20 次。

2.最近瀏覽過的 Notion 頁面

3.Notion 日曆的「即將舉行的活動」

此功能需使用 Google 或 Apple 帳號先註冊 Notion 日曆功能。







目前 Notion 共有三種雲端服務，都是獨立註冊的雲端服務與 APP，但彼此可以相互連結互動：


※ 關於 Notion 日曆的使用，請參閱「與Notion有約：Notion Calendar與Google日曆終於手牽手一家親！」教學文章！




4.我的任務

在「首頁」上預設未顯示出來，可以透過以下方式將「我的任務」顯示在首頁中！



任務型的資料庫一定要有「負責人」、「狀態」與「截止日期」這三個欄位，可以將任一個資料庫透過如下圖的「轉換成任務」操作，就能在「首頁」的「我的任務」中顯示出來！




5.釘選一個資料庫瀏覽模式

目前「首頁」僅可挑選一個已建立的資料庫，在首頁中進行追蹤，但無法一次追蹤多個資料庫。如果想要切換到不同的資料庫，可以透過以下方式操作：




三、建立客製化的「個人首頁」頁面

如果覺得 Notion 官方預設的「首頁」無法滿足管理上的需求，我們也可以建立一個客製化的「個人首頁」頁面，將需要的資訊一次呈現在此頁面中。

1. 使用「連結到頁面」加入




2. 配合「折疊列表」與「資料庫已連結瀏覽模式」加入

此方式可以將資料庫頁面加入「首頁」中，又能使用折疊列表方式收合內容，增加頁面空間的使用彈性。




3. 配合「折疊列表」與「建立新的內嵌式日曆資料庫」加入

例如在首頁可以建立一個「學期重要行事曆」，方便掌握每個重要活動。




這個資料庫會自動在 Notion 日曆中顯示，而且在 Notion 日曆新增活動時，也會自動同步到 Notion 筆記的這個頁面中。



四、善用「收件匣 」管理提醒事項

當 Notion 頁面中有些注意或提醒事項時，可以在任一區塊的開頭，使用「@」符號來進行日期時間、頁面連結、人員的提醒，而且，同一個頁面可以加入多個「@」提醒。



提醒的日期時間到達時，會自動在左上角的「收件匣」中看到紅色數字的提醒，就能從該處連結到有設定提醒的頁面。



若有需要查詢或檢視之前的提醒，可以透過「收件匣」右上角的「篩選通知」，將條件設為「未讀和已讀」或「僅限已封存」。




五、善用「搜尋」進行全文檢索

當 Notion 中的資料量變大時，必須學會透過「搜尋」或是「Notion AI」查詢資料，但「Notion AI」有免費帳號 40 次、教育版帳號 20 次的使用限制，超過此額度後即無法使用！



使用「搜尋」的技巧

  • 使用雙引號 + 關鍵字：完整符合才會顯示在搜尋結果列表
  • 僅使用關鍵字：只要符合關鍵字中的任一字元，即會顯示在搜尋結果列表





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